Een webinar (ook wel webcast, online seminar of livestream genoemd) is een uitstekend middel om een grote groep kijkers kosteneffectief en snel te informeren, toe te spreken of op te leiden. Het heeft vele voordelen en is het ‘groene’ alternatief voor bijeenkomsten op locatie. Een interactieve webinar is best wat werk, maar vergroot de betrokkenheid met je doelgroep enorm. In deze blog geven we je vijf tips voor het organiseren van een succesvolle webinar. Hulp nodig? Neem dan contact met ons op!
We zien nog al te vaak dat webinars via simpele vergadersoftware als Zoom of Teams wordt gehouden. En hier is altijd wel gedoe mee: het geluid doet het niet, het beeld hangt vast, deelnemers die hun microfoon aan laten staan of delen van een scherm lukt niet. Herken je dit? Dan is het echt tijd om webinars voortaan vanuit een studio uit te zenden.
Een goede studio bereid jouw uitzending voor zodat bovengenoemde problemen niet kunnen ontstaan. Hier vallen een landingspagina voor de webinar, een draaiboek, naambalkjes van gasten en een inzendingenbox onder. Ook onvoorziene problemen zijn al getackeld: valt bijvoorbeeld de stroom uit, dan krijgen je kijkers een storingsscherm te zien. Bovendien hebben studio’s vele opties voor een gelikte uitstraling. Denk hierbij aan gepersonaliseerde visuals, een side-kick of live verbinding met iemand thuis. The Content Firm werkt samen met betrouwbare studio’s voor webinars van hoog niveau.
Dit wordt vaak vergeten of ingevuld door een collega met ‘loopjongen’-achtige taken. De uitvoerend producent is een centrale schakel in je webinar en dus zeer belangrijk. Wat ons betreft kan een webinar niet zonder. Een echte uitvoerend producent regelt alles voor en tijdens de opname. Hij of zij kijkt naar de juiste setting in de studio, schrijft een goed draaiboek, zorgt voor de overdracht van alle materialen (video/audio/etc.) naar de studio, instrueert de regie, houdt communicatie met de presentator en reguleert de stroom aan binnenkomende berichten tijdens de uitzending. En dit is nog maar een korte opsomming. Een onmisbare functie dus.
The Content Firm fungeert voor jou als uitvoerend producent.
Niets is erger dan een saaie webinar vol monologen. Dus maak het spannend en interactief. Maar hoe? Uiteraard kan je gebruik maken van de vragenbox zodat kijkers hun vraag kunnen stellen aan de gasten in de studio, maar denk ook aan polls, ingezonden foto’s, live verbindingen, presentatie, video of audio invoegen en wisseling van gasten. Een deel hiervan verwerk je al in je draaiboek maar je kan bepaalde mogelijkheden ook open laten om te kijken wat er gebeurd (bijv. bij foto’s of polls). Een vlotte presentator helpt uiteraard ook. Hij of zij zal uit zichzelf de kijkers vragen om interactie. Extra tip: Wil je een pauze in je webinar? Zet dan niet het beeld op zwart maar zorg dan voor een kwalitatieve invulling door middel van een filmpje of reclameblok.
Bekijk hiernaast een voorbeeld van een door ons geproduceerde webinar in opdracht van een zorgaanbieder. Voor de spanning en interactie is gemaakt van een presentatie, video’s, polls en de vragenbox.
Tickets verkopen voor je webinar kan een goede manier zijn om de kosten van een webinar terug te verdienen. De organisatie uit het voorbeeld deed dat vanwege de accreditatiepunten voor de beroepsgroep. Met een goede ticketshop kan je, naast het verkopen van tickets, ook speciale packages of bijproducten verkopen, is de teruggave-regeling afgedekt en kan verzamel je data op een AVG-veilige manier. Tevens is het mogelijk om de ticketshop te integreren op je website zodat je het niet hoeft om te leiden naar een externe pagina. Bij The Content Firm werken we met het bekende en betrouwbare ticketsysteem Eventix.
Waar de eerste webinar een beetje onwennig zal zijn, gaan volgende keren steeds beter. Het is daarom belangrijk om de opzet globaal te oefenen: leg niet elke zin vast maar bespreek waar het gesprek heen gaat. Zo weet iedereen de strekking, staan gasten niet voor verrassingen en zorg je dat de webinar een natuurlijk verloop kent. Na afloop evalueer je de uitzending om de verbeterpunten mee te nemen naar een nieuwe webinar. Het organiseren van meerdere webinars is best een klus en daar heb je wellicht wat hulp bij nodig maar het bindt je doelgroep op een effectieve manier aan jouw bedrijf.
